Vejledning om whistleblowerordning

HVAD ER EN WHISTLEBLOWERORDNING? 
Kernen i en whistleblowerordning er, at medarbejdere skal have mulighed for at gøre virksomhedens ledelse opmærksom på uregelmæssigheder uden at risikere at blive fyret eller udstillet. En whistleblowerordning betyder ikke, at man som virksomhed slipper for at forholde sig til anklager om kritisable forhold. En whistleblowerordning er en sikkerhed for whistlebloweren – den, der kommer med  en indberetning. For virksomheden betyder en whistleblowerordning, at der etableres et system og nogle arbejdsgange omkring henvendelser, som kan være en lettelse. Vigtigst er dog, at en whistleblowerordning kan hjælpe til, at kritisable forhold kommer frem i lyset og bliver håndteret. Whistleblowerordninger er rettet mod alvorlige lovovertrædelser, fx korruption, seksuelle krænkelser, underslæb. 

HVILKE VIRKSOMHEDER SKAL HAVE EN WHISTLEBLOWERORDNING?
For arbejdspladser med over 249 ansatte skulle whistleblowerordningen etableres senest den 17. december 2021. For arbejdspladser med mellem 50-249 ansatte skal whistleblowerordningen etableres senest den 17. december 2023. 

HVORDAN BEREGNER MAN ANTALLET AF ANSATTE? 
Alle ansatte tæller med, herunder projektansættelser, tidsbegrænsede ansættelser, deltidsansættelser, fastansættelser, vikarer mv. Antallet af ansatte baseres på et gennemsnit af antal ansatte de seneste fire forudgående kvartaler pr. CVR-nummer. Hvis gennemsnittet af antallet af ansatte inden den 17. december 2023 stiger til over 249 i gennemsnit i de fire forudgående kvartaler, er virksomheden forpligtet til at etablere ordningen, da man så vil være omfattet af loven, der er gældende fra den 17. december 2021. 

UDFORMNING, FORTROLIGHED OG ANONYMITET
En whistleblowerordning kan have mange former. En whistleblowerordning kan enten være skriftlig, mundtlig eller begge dele. Det er ikke et krav, at en whistleblowerordning skal give mulighed for at indberette hændelser anonymt, men det er et krav, at alle parters oplysninger behandles fortroligt. Ved fortroligt forstås, at det er alene, er de af virksomheden udvalgte personer, der har adgang til oplysningerne. De udvalgte personer skal være personer, der kan forholde sig objektivt og sagligt, uanset hvem de indberettede oplysninger handler om. Der bør ved udvælgelse af personerne tages højde for, at der ikke opstår interessekonflikt, hvorfor det kan være oplagt at vælge personer fra forskellige afdelinger, der er uafhængig af direktionen, da direktionen ikke må instruere i håndteringen af indberetningen. Det er vigtigt for fortroligheden, at indberetningerne opbevares et sted, hvor kun de udvalgte personer har adgang til. 

HVEM KAN INDBERETTE? 
Indberetninger kan indgives af alle, herunder ansatte, direktion, bestyrelsesmedlemmer, aktionærer, leverandører, kunder, samarbejdspartnere og øvrige persongrupper med tilknytning til virksomheden. 

HVAD KAN INDBERETTES? 
Til virksomhedens whistleblowerordning, kan der indberettes om forhold, hvor medarbejdere og andre interessenter med tilknytning til virksomheden er involveret i aktiviteter med direkte relation til virksomheden. 

Samarbejdsvanskeligheder og generel utilfredshed med løn bør ikke indberettes via en whistleblowerordning.  Følgende forhold kan der for eksempel indberettes om via en whistleblowerordning: 
•    Uønsket fysisk kontakt, herunder seksuelle krænkelser, fysisk vold 
•    Tyveri, underslæb, korruption, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, svig, afpresning, misbrug af midler, misbrug af intern viden og interessekonflikter
•    Uregelmæssigheder vedrørende revision og regnskabsføring
•    Afgivelse af vildledende eller urigtige oplysninger til offentlige myndigheder

HVEM HÅNDTERER INDBERETNINGEN?
Når man indfører en whistleblowerordning i en virksomhed, skal man etablere en whistleblowerenhed. Denne enhed skal bestå af en eller flere upartiske personer eller af en afdeling. Det kan fx være compliance-medarbejdere, HR-medarbejdere, juridiske medarbejdere, afdelingschefer, bestyrelsesmedlemmer e.l. Ved udpegningen af whistleblowerenheden bør virksomheden tage højde for, at der ikke må opstå interessekonflikter, og det vil derfor være fornuftigt at have personer fra forskellige afdelinger og funktioner som en del af whistleblowerenheden. De udpegede personer skal kunne forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af indberetningerne. Whistleblowerenheden må ikke i forhold til den konkrete sagsbehandling være afhængig af eller lade sig instruere eller beordre af ledelsen. Det er ledelsen, der fastsætter de generelle procedurer og retningslinjer for sagsbehandling. 

PROCEDURER OG FRISTER VED INDBERETNINGER
Det er vigtigt, at en virksomhed ved indførelse af en whistleblowerordning laver en whistleblowerpolitik, der oplyser indberetteren om, hvem der behandler oplysningerne og hvordan oplysningerne behandles. I whistleblowerpolitikken skal der være en vejledning om, hvordan man indberetter til whistleblowerordningen. Vejledningen skal være klar og let tilgængelig for alle, der kommer i kontakt med virksomheden gennem arbejdsrelaterede aktiviteter.

Der er desuden særlige regler for, hvordan og hvorledes indberetninger skal behandles, fx bekræftelse på modtagelse og feedback. Der er forskellige krav til behandlingen afhængig af, hvilken form indberetningen har. 

Whistleblowerenhedens forpligtelser er primært følgende: 
•    Whistleblowerenheden skal modtage og registrere eller dokumentere indberetninger
•    Whistleblowerenheden skal have kontakten med whistlebloweren
•    Whistleblowerenheden skal bekræfte modtagelsen af indberetningen inden for syv dage.
•    Whistleblowerenheden skal følge omhyggeligt op på indberetningerne
•    Whistleblowerenheden skal give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen
•    Whistleblowerenheden kan desuden vælge at afvise indberetninger, der ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde

Hvis man som virksomhed vælger at etablere en mundtlig ordning, skal en sådan indberetning være mulig via telefon eller andre talemeddelelsessystemer og på whistleblowerens anmodning via et fysisk møde inden for en rimelig frist. Forpligtelsen om et fysisk møde inden for en rimelig frist gælder kun for mundtlige indberetninger. 

BEKRÆFTELSE PÅ INDBERETNINGEN
Whistleblowerenheden skal sikre, at indberetteren modtager bekræftelse på indberetningen inden for syv dage. De syv dage regnes fra den dag, hvor indberetningen er modtaget, uanset om den modtages uden for almindelig kontortid. Desuden tæller lør-, søn- og helligdage med i beregningen. Bekræftelsen kan både være en automatisk genereret e-mail i forbindelse med indberetningen eller et manuelt genereret svar via e-mail eller gennem en portal. Der er ikke yderligere formkrav til bekræftelsen. 

I de tilfælde hvor indberetningen er indgivet anonymt, og det ikke er muligt at komme i kontakt med den anonyme indberetter, gælder kravet om bekræftelse ikke. 

OPFØLGNING
Det er ligeledes et krav, at der skal ske omhyggelig opfølgning på en indberetning. Hvilken opfølgning, der skal være på indberetningen, afhænger af, hvilken karakter og indhold indberetningen har. Eksempler på opfølgningsmuligheder er: 

•    At iværksætte en intern undersøgelse med henblik på eventuelle ansættelsesretlige konsekvenser 
•    At henvise til en kompetent myndighed med henblik på videre efterforskning
•    At orientere virksomhedens øverste ledelse og bestyrelse
•    At henvise til andre kanaler eller procedurer i tilfælde af indberetninger, der udelukkende påvirker whistleblowerens individuelle rettigheder
•    Sagsafslutning baseret på utilstrækkeligt bevismateriale eller andre grunde

Det er whistleblowerenheden der skal foretage en konkret vurdering af en indberetnings karakter og indhold for at finde den bedst mulige opfølgning. Hvis whistleblowerenheden vælger at afslutte en sag på baggrund af, at indberetningen ikke er relevant, kan whistleblowerenheden henvise til nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentant eller HR-afdeling. 

FEEDBACK
Whistleblowerenheden skal desuden sikre sig at give feedback til indberetteren om sagens behandling og eventuelle resultater inden for en rimelig tidsperiode og ikke senere end 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen. Whistleblowerenheden skal således meddele whistlebloweren, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen, og om begrundelsen for valget af en sådan opfølgning. Dette skal selvfølgelig ske under hensyn til tavshedspligten. Hvis whistleblowerenheden ikke efter 3 måneder har iværksat relevant opfølgning, skal whistlebloweren oplyses om dette, og om hvornår indberetteren kan forvente eventuel yderligere feedback. 

TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER
Personer, der er tilknyttet whistleblowerenheden, har en skærpet tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Hvis der indledes en sag, vil øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten, da tavshedspligten alene omfatter de oplysninger der indgår i indberetningen. Oplysninger i indberetningen kan efter omstændighederne videregives, f.eks. hvis det er for at følge op på en indberetning. 

YDERLIGERE OPLYSNINGER OG SPØRGSMÅL 
Hvis I har spørgsmål eller ønsker yderligere vejledning er I som altid velkomne til at kontakte Producentforeningen på +45 33 86 28 80. 

Der er desuden yderligere vejledning at hente i:  
Justitsministeriets vejledning om whistleblowerordningen på private arbejdspladser

Hent Producentforeningens eksempel på en whistleblowerpolitik her: